Size bir bilmecem var!
O, üretkenliğin en büyük düşmanlarından biri. Aynı zamanda tükenmişliğin en zor anlaşılan ama bir o kadar da önde gelen nedenlerinden. Zaman zaman ekipler arasında bölünmeye sebep olabilirken son noktada ekibin en üretken kişisinin işi bırakmasına bile sebep olabilecek güçte. Peki sizce bu nedir?
Cevabı hemen vereyim: Dengesiz iş yükleri.
İster ekip lideri tarafından yetersiz delegasyondan ister takımı oluşturan bireylerden bir ya da birkaçının gerekli sorumlulukları yerine getirmemesinden kaynaklı olsun iş yükü dengesizliği, birçok çalışanın ortak mücadelesi.
Üstelik bu konuda bir sorun olduğu anlaşılmazsa, sorun haftalarca belki de aylarca gözden kaçabilir. Peki, dengesiz iş yükleri nasıl ortaya çıkıyor?
Dengesiz iş yükleri, farklı ekip üyelerinin farklı miktarda işi olduğunda yumurtadan çıkıverir. Bu, bazı insanların çok fazla sorumluluk üstlendiği, bazılarının ise yapacak yeterince işi olmadığı anlamına geliyor aynı zamanda. Dengesiz iş yükleri çeşitli nedenlerle ortaya çıkma potansiyeline sahip. Bu, bazı departmanların daha önceki kaynaklardan mahrum kalması ile birlikte, elde kalanların aşırı çalışmaya maruz bırakmasına neden olan organizasyonel yeniden yapılanmanın bir sonucu olabililir.
Veya bir yöneticinin, görevleri ekip üyeleri arasında adil bir şekilde dağıtmak yerine farkında olmadan yüksek performans gösterenlere orantısız miktarda iş ataması durumunda da ortaya çıkabilir.
En iyi performans gösterenlerin her göreve “evet” demesi yani sınır koyamaması ve hiçbir zaman ek kaynak talep etmemesi durumunda iş dengesiz hale gelmeye başlıyor demektir.
Bunların dışında kimi zaman bazı ekip üyelerinin bilinçli bir şekilde sorumlulukları yerine getirmemesi de yine iyi performans gösteren bireylerin her yükü taşımak ve her ince ayrıntıyı takip etmek zorunda kaldığı orantısız ve bir o kadar da kaygan zemine sebep olabilir.
Şimdi düşünün, siz bu senaryolardan herhangi birinin ana kahramanı mısınız? (Not: Kurban da olabilirsiniz, zorba da)
Dengesiz İş Yüklerinin Çalışanlar ve İşletmeler Üzerindeki Etkisi
Sektör veya ekibin büyüklüğü ne olursa olsun her liderin iş yüklerini düzenli olarak değerlendirecek bir sürecinin olması gerekir. Neden? Çünkü örgütsel psikoloji alanındaki birçok araştırma, genel iş yükü dağılımının ekip performansı üzerinde doğrudan etkisi olduğunu gösteriyor (Li, Zhao, Walter, Zhang, & Yu, 2020 & Costa, Passos, & Bakker, 2015) Örneğin, dengesiz iş yükleri hızla aşağıdaki gibi sonuçlara sebep olabilir:
Gereksiz Stres:
Her 10 çalışandan 8’inin iş yerinde normalin üstünde stres hissettiğini biliyor muydunuz (American Psychological Association (APA) Survey)? Çalışanların %41’i bunun sebebini iş yükü olarak bildirmişler. Bir ankette (Goh, Pfeffer, & Zenios, 2016) çalışanların %95’i fazla çalışma konusunda baskı hissettiklerini dile getirirken, bir diğerinde ise (World Health Organization, 2010), çalışanların neredeyse yarısı iş gününün sonunda zihinsel ve fiziksel olarak bitkin hissettiklerini ortaya koymuş.
Önlem alınmazsa bu durumun daha da yoğunlaşacağını hatırlatmakta fayda var!
Uzun Süreli Tükenmişlik:
Aşırı iş yükünün neden olduğu stres zamanla sürekli tükenmişliğe yol açabilir. Tahmin edersiniz ki bu hiç de küçük bir sorun değil. Gallup (2017)’a göre tükenmiş çalışanların aktif olarak farklı bir iş arama olasılığı 2,6 kat, hastalık iznine çıkma olasılığı da %63 daha fazla. Ne kadar kaçış gibi görünüyor değil mi? Belki de insanlar aşamadıkları stres ve tükenmişliği gerçekten somatik bazı yakınmalarla deneyimliyor olabilir! Yoksa kim sürekli hasta olmak ister ki?
Düşük Motivasyon ve Bağlılık
Dikkat edilmesi gereken yalnızca aşırı çalışan çalışanlar değil. Yeterince şans verilmeyen ekip üyeleri, kendilerini değersiz ve yetersiz hissedebilirler ve bu da morali etkileyebilir. Şirkete kızmaya başlayabilir ve işlerinden kopabilirler, aynı zamanda çok çalışan meslektaşları da kendilerini bunalmış ve destekten yoksun hissedebilirler. Ayrıca, bazı çalışanlar çok çalışmasına rağmen işini yapmayan kişilerden daha fazla çaba göstermekte ve şirketi ayakta tutmak için büyük çaba harcamaktadırlar. Ancak bu çalışanlar genellikle daha az görünür olmakta ve emeklerinin karşılığını daha az almaktadırlar. Bu durum, hem motivasyonu hem de genel iş tatminini olumsuz yönde etkileyebilir.
Dengesiz İş Yükü Nasıl Anlaşılır?
İş yükü dengesizliklerini gidermeden önce bunları tanımlamak gerekir. Bunu, çalışanların davranışını ve üretkenlik düzeylerini gözlemleyerek, iş yüklerini bireysel olarak tartışmak için bire bir görüşmeler planlayarak veya ekip geri bildirim oturumları düzenleyerek yapabilmek mümkündür? Sahi iş yerinizde en son ne zaman liderlerle bire bir görüşme yaptınız?
Çalışanlar arasında dengesiz iş yükünün yaygın belirtilerine bakalım:
Davranışlarda gözle görülür değişikliklere şahit oluyor musunuz? Örneğin, daha önce motive bir şekilde işi ile meşgul olan çalışanlar birdenbire mesafeli ve kopuk mu oldu? Benden duymuş olmayın ama bu, orantısız miktarda iş yükü taşıdıklarını ve bunu yeniden dağıtmak için yardıma ihtiyaç duyduklarının bir göstergesi olabilir.
Bunun yanında beklenenden daha fazla istifa görüşmesi gerçekleştiriyorsanız bu, dengesiz iş yükünün bir başka göstergesi olabilir. Bazı insanlar daha iyi bir iş-yaşam dengesi arayışı içinde ayrılırken, diğerleri becerilerini ve güçlü yönlerini daha iyi kullanabilecekleri bir pozisyon için de istifa ediyor olabilirler.
Son teslim tarihlerinin kaçırılması arttı mı? Çalışanlar görevlerle aşırı yüklendiğinde, işlerini verimli bir şekilde önceliklendirmek ve tamamlamakta zorluk yaşayabilirler. Bu, teslim tarihlerinin kaçırılmasına, yaratıcılığın azalmasına ve genel ekip performansında düşüşe neden olabilir. Ayrıca, işini yapmayan kişilere ait sorumlulukları tamamlamaya çalışırken hepsine yetemeyen çalışanlar büyük bir zorluk yaşar. Bu çalışanlar, hem kendi görevlerini hem de diğerlerinin sorumluluklarını yerine getirmeye çalışırken ve ayrıntıları kontrol etmeye çalışırken aşırı strese maruz kalabilirler. Bu durum, iş verimliliğini daha da düşürür ve ekip içinde moral bozukluğuna yol açar.
Bir Çalışan Olarak Nasıl Başa Çıkabiliriz?
Bunun için teoride kolay ama pratikte zor birkaç genel geçer önerim var 🙂
Durumu Değerlendirme: Öncelikle dengesiz iş yükünün kaynağını düşünmek gerekir. Bu dengesizlik yöneticinizin işleri dengesiz delege etmesi ile mi ilgili, işlerin kendi içinde özgül ağırlıkları çok mu belirsiz yoksa ekip arkadaşlarınız alması gereken sorumlulukları almıyor mu? Hangisi daha tanıdık?
İletişim Kurma: Yöneticinizle ya da ekip arkadaşlarınızla açık ve net iletişim kurmak kulağa nasıl geliyor? İş yükünüzün dengesiz olduğunu ve bu durumun performansınızı ve sağlığınızı nasıl etkilediğini ifade edebilirsiniz. Belki işleri yeniden önceliklendirmek veya görevleri paylaşmak için çözüm önerileri sunabilirsiniz. Anlaşılmayacağınızı düşünüyor ya da psikolojik olarak yeterince güvenli bir ofis ortamında çalışmıyor olabilirsiniz. Yine de kendinizi ifade etmenin sonuçları şimdiki durumdan daha kötü olamaz değil mi?
Sınır Koyma: Mümkünse, fazla iş yükünü paylaşabileceğiniz veya bazı görevleri devredebileceğiniz kişiler aramaya çalışın. İşleri sınırlandırın ve kendinize zaman ayırarak aşırı yük altında ezilmekten kaçının. (Bu madde tam olarak teoride kolay ama pratikte zor 🙂 )
Yardım İsteme: Bazen kendi hayatımıza objektif bakmak zordur. Bir işte mutlu ya da üretken olduğumuzu olumlu/olumsuz değerlendirmeye ve bir karar vermeye çalışırken masanın üstünde duran ya da bir bildirimle cep telefonuna düşen kredi kartı ekstresi bu değerlendirmenin içine limon suyu sıkıyor olabilir. Bazı kararları alabilmek cesaret ister. Bazen o cesareti açığa çıkarabilecek 2. bir gözdür. Profesyonel bir ruh sağlığı uzmanından danışmanlık almak etkili olabilir.
Son Çare Olarak İstifa Etme 🙂
Eğer iş yükünüz veya iş stresiyle başa çıkmakta büyük zorluk yaşıyorsanız ve diğer çözümler işe yaramıyorsa, istifa etmek bir seçenek olabilir. Yenilen pehlivan güreşe doymaz misali belki şansı başka yerlerde daha farkındalıklı olarak aramak da mümkündür 🙂